Рубрика: Психология управления

Психология самоуправления

Саморегулирование

Саморегуляцию можно определить, как воздействие на систему с целью выдерживания показателей ее работы. Однако оно реализуется посредством внутренних изменений, порождаемых самой системой, в соответствии с законами ее организации.

Саморегулируемые системы можно подразделить на две группы:

  • К одной относятся те, которые имеют постоянную организацию, неизменную на весь период их функционирования. По такому типу проявляется саморегуляция в инстинктивном поведении живых существ, когда при определенных условиях организм отвечает на внешний раздражитель детерминированной программой действий и таким образом поддерживает необходимое равновесие со средой.
  • Вторая группа включает системы, способные по мере функционирования к совершенствованию собственной организации.

В подобных системах внутренние изменения, направленные на поддержание требуемого состояния, возникают уже не только на основе внешних воздействий, но и с учетом предшествующего опыта их функционирования. По такому принципу саморегуляции действуют живые существа, начиная от организмов, способных к индивидуально-изменчивому поведению, и кончая человеком. Высшей формой такой саморегуляции является сознательное поведение человека, в котором обобщается и концентрируется не только опыт, полученный в процессе филогенетического (филогенез – процесс исторического развития организма) развития, но и опыт, накопленный в онтогенезе (онтогенез – процесс индивидуального развития организма в течение жизни), обогащенный общественным опытом, черпаемым из социальной среды.

Таким образом, необходимым условием действия самоорганизующейся системы является способность к отражению и регистрации прошлого опыта работы системы, т.е. наличие соответствующей памяти. Причем данные, отраженные в памяти (прошлые состояния, способы действия, их результаты), должны не просто накапливаться, но и обобщаться, систематизироваться и подготавливаться к текущему использованию.

Следует отметить, что, называя рассматриваемые системы саморегулируемыми, мы не имеем в виду их абсолютную самостоятельность и полную независимость от внешней среды, так как уже сам факт необходимости пополнения их энергии извне ставит эти системы в зависимость от окружающего мира.

Всем саморегулируемым системам присущи некоторые общие закономерности. Чтобы оценить особенности человека как саморегулируемой системы, кратко рассмотрим наиболее существенные из них.

Способность к саморегуляции базируется на основном кибернетическом понятии – обратной связи, что проявляется в обратном влиянии выходного сигнала системы на ее рабочие характеристики. Причем благодаря использованию в таких системах именно отрицательной обратной связи (когда с выхода системы подается сигнал, обратный по знаку возникшему отклонению) обеспечивается восстановление исходного состояния системы.

Н. Винер подчеркивал, что саморегулируемую систему следует рассматривать не как простую совокупность входящих в нее элементов, а как некоторое сообщество, выражающее ее целостность и предназначенность. Поэтому наряду с физическими – материальными связями, объединяющими элементы системы, приходится учитывать и скрепляющие ее информационные связи, которые являются решающими в организации процесса саморегуляции. Если нарушение физических связей далеко не всегда ведет к нарушению работы саморегулируемой системы (вместо одних физических связей могут вступать другие), то нарушение информационной целостности такой системы во всех случаях ведет к ее разрушению.

Живые саморегулируемые системы можно отнести к категории антиэнтропийных. Они связаны с внешней средой, причем их связи обычно контролируются самой системой в соответствии с ее внутренним состоянием. Множество степеней свободы, присущее подобным системам, способствует их гибкому приспособлению к различным условиям среды и активному извлечению из нее энергии, необходимой для развития и воспроизведения системы. Поэтому живые саморегулируемые системы извлекают из внешней среды энергию не только в том количестве, которое требуется для компенсации роста энтропии, вызванного необратимыми процессами внутри системы, но и с некоторым избытком, обеспечивающим развитие организации системы.

Ведущими принципами саморегуляции живых систем оказываются принцип активного развития их организации на основе регулярного воспроизведения маловероятных состояний системы и принцип направленного приспособления к среде.

У человека как самоорганизуемой системы направленность действия может быть обусловлена целью – осознанным представлением о результате, который должен быть достигнут. Сознательная саморегуляция человека базируется на важнейшем свойстве живой материи – опережающем отражении, происхождение которого П.К. Анохин объясняет следующим образом:

С развитием жизни на земле в живой материи все больше отражалась пространственно-временная структура воздействующего на нее внешнего мира, в которой организму приходилось выделять полезные для него сигналы.

П.К.Анохин замечает, что внешние факторы обычно проявляются в виде определенных повторяющихся комплексов раздражителей, элементы которых воздействуют на организм через соответствующие интервалы времени. Если комплекс воздействий оказывается полезным для организма, то каждый его раздражитель будет порождать в нем соответствующую цепочку быстро протекающих реакций. Но поскольку все эти воздействия, хотя и сдвинутые во времени, систематически адресуются одним и тем же структурам, в организме создаются условия для их связанного протекания. Поэтому достаточно появления первых раздражителей часто встречающегося комплекса воздействия, чтобы организм, не дожидаясь появления последующих раздражителей этого комплекса, отразил всю связанную серию ответных реакций на весь этот комплекс. Таким образом, у живых организмов возникает возможность отражать наиболее вероятные события еще до их появления, т.е. с опережением.

Благодаря механизмам опережающего отражения, у живых саморегулируемых систем появляется возможность предупредительного приспособления к изменениям во внешнем мире. В процессе фило- и онтогенетического развития организма в его памяти создаются «наборы» часто встречающихся жизненно важных для него ситуаций, на появление каждой из которых он отвечает цепочкой опережающих отражений, позволяющих оценивать возможные исходы подобных ситуаций и выбирать на их основе предпочтительный способ действия.

Н.А. Бернштейн указал, что воспринимаемый мир изображается в форме двух моделей: одна модель отражает уже свершившееся (прошлое и настоящее), а другая – ожидаемое. Он ввел понятие материальной модели желаемого будущего, порождаемой из обобщений накопленного опыта. Причем, если модель свершившегося однозначно отражает действительность, то модель воображаемого будущего имеет вероятностный характер, так как является лишь результатом экстраполяции на будущее прошлых и существующих тенденций. Вероятностный характер модели ожидаемого будущего свидетельствует о неполноте информации, определяющей характер действия саморегулируемой системы, о нужде системы в дополнительной информации и необходимости ее активного приспособления к неопределенности окружающей среды. Активность приспособительного поведения саморегулируемой системы зависит от закономерностей, лежащих в основе выбора ею ответного действия.

При эквифинальном выборе саморегулируемая система реагирует на различные внешние отклонения таким образом, чтобы сохранить неизменным определенный показатель функционирования. Такой выбор осуществляется в биологических системах при поддержании гомеостаза динамического постоянства их определенного свойства. Примером гомеостаза может служить механизм поддержания постоянства давления крови независимо от изменения давления и температуры окружающей среды. Основой для эквифинального выбора в живых системах обычно являются возникающие в процессе филогенетического развития наследственные программы, причем у людей такой выбор осуществляется, как правило, бессознательно.

Сущность полифинального выбора, как считает Б.С. Украинцев, состоит в том, что:

«на действие одной внешней причины самоуправляемая система может отвечать несколькими вариантами своего поведения таким образом, что каждый из этих вариантов каким-то образом соответствует внешней причине и исходной цели выбора».

Основой для полифинального выбора служит как прошлый опыт, так и вытекающая из него модель потребного будущего. Однако если при эквифинальном выборе система опирается в основном на опыт, переданный ей по наследству, то при полифинальном главную роль играет индивидуальный опыт, накопленный системой в процессе онтогенетического развития.

В человеческом организме саморегуляция осуществляется по принципу самоорганизующихся систем, т.е. с учетом научения, приобретенного в прошлом опыта. Поэтому в нем существенную роль играет механизм памяти, который выполняет функции как хранения наследственных кодов саморегуляции, так и накопления, обобщения и систематизации опыта, приобретенного в процессе онтогенеза. Причиной, порождающей возникновение процессов саморегуляции в организме человека, является его функциональная направленность. Такой причиной может являться цель, которая вызывает направленное поведение человека под контролем сознания. Благодаря способности человеческого мозга к опережающему отражению, в основе его саморегуляции лежит не только модель уже свершившегося, но и модель потребного и ожидаемого будущего.

В организме человека протекают разнообразные процессы саморегуляции как на физиологическом, гак и на психическом уровне. Каждому из этих уровней присущи свои качественно специфические энергетические и информационные закономерности. Очевидно, в зависимости от уровня проявления этих процессов можно говорить и о различных уровнях саморегуляции. Однако указанные уровни саморегуляции и присущие им энергетические и информационные проявления находятся в сложной и неразрывной взаимосвязи.

Любое действие человека является личным и общественным актом, оно в той или иной степени отражается как на самом человеке, так и на окружающей его материальной и социальной среде. Человеческому организму свойственна способность приведения процессов, протекающих в организме, в соответствие с воздействиями внешней среды. Благодаря такой способности организм может, по мере необходимости, избирательно мобилизовать свои ресурсы, привлекать нужное количество каналов, включать требуемое число компенсаторных факторов. Указанные механизмы обеспечивают наиболее эффективное взаимодействие организма с окружающей средой.

В практической деятельности человек обычно решает аналогичную задачу: приводит в заданное состояние равновесия управляемую систему. Подобно тому, как в организме обеспечивается почти мгновенная мобилизация всех компенсаторных механизмов на ликвидацию опасных для него воздействий, так и человек в соответствии с установкой срочно мобилизует все свои внутренние и внешние возможности на устранение нарушений, вызывающих переживания высокой значимости.

Можно предположить, что когда человек включается в систему управления и получает соответствующие установки на практическую деятельность, то внутренние процессы саморегуляции как бы расширяют свою сферу и распространяются на систему управления, способствуя успешной деятельности человека в системе. Эти процессы регулируют жизнедеятельность организма уже с учетом возникающих в его сознании плана действий, установок и значащих переживаний, сопутствующих отдельным операциям плана деятельности. Благодаря такой саморегуляции обеспечивается согласование организма с внешней средой, важнейшим элементом которой становится управляемая система.

Ведущая роль в быстром и эффективном приспособлении организма к изменяющимся условиям среды, по И.М. Сеченову и И.П. Павлову, принадлежит коре головного мозга. Под влиянием планов деятельности и осознания значимости их отдельных операций будут действовать подкорковые структуры, в частности, ретикулярная формация (ретикулярная формация – сетевидное образование из нейронов ствола головного мозга, выполняющее широкие функции подросткового управления). Являясь главным источником энергии мозга, эти структуры, в свою очередь, управляют активностью, тонусом центральной нервной системы. Установки, возникшие в организме и отраженные в подростковых структурах, обеспечивают активную избирательную мобилизацию организма в определенных направлениях, соответственно их значимости.

Таким образом, на те операции плана, которые связаны с переживаниями большей значимости, нервная система будет отдавать больше энергии, обеспечивая более высокую активацию коры, более высокую избирательность и чувствительность организма. Возникшие значимостные установки обусловливают распределение уровней энергетической мобилизации организма (напряжения органов чувств, концентрации внимания, напряжения мышц, эмоционального состояния и т.п.) между операциями адекватно их значимости.

Деятельность человека и ее результат оказываются тесно связанными с фактором значимости. Выбор неправильного плана действий, неадекватность значащих переживаний реальному положению вещей, несоответствие энергетической мобилизации степени значимости, преждевременное израсходование энергоресурсов – любой из этих факторов может явиться причиной недостижения цели в данной деятельности. Фактор значимости фактически выступает в качестве регулятора деятельности человека, благодаря чему он становится способным одинаково успешно решать задачи различной степени сложности. И.П. Павлов неоднократно подчеркивал мысль о том, что человек в высшей степени самоорганизующаяся система, что он способен, корректируя свою деятельность, показывать стабильные результаты в различных условиях и при различных состояниях организма. Отмечая способность человека к саморегуляции, следует оговорить, что она ограничена. За счет установки или мобилизации организма невозможно компенсировать отсутствие знаний, навыков и умений.

Из вышеизложенного вытекает, что в ходе саморегуляции возникает неразрывная связь между информационными и энергетическими процессами. Именно информационные процессы, обеспечивающие осмысленность значимости данной ситуации, и порождают энергетические проявления человеческого организма. Энергетическая сторона саморегуляции выдвигается на первый план только потому, что на ней базируется весь процесс саморегуляции, что именно за счет соответствующего дозирования энергии (проявляющегося в определенном уровне активизации всего организма) и осуществляется весь процесс саморегуляции. Информация же в этом процессе выступает как фактор, как инструмент, управляющий распределением этой энергии. Показатель ценности информации выступает в качестве меры содействия, которую, с точки зрения человека, оказывает данная информация в достижении цели.

О существовании саморегуляции в процессе мышления можно заключить на основе известных работ физиологов. А.А. Ухтомский обосновал действие в центральной нервной системе специального механизма, поддерживающего данную целенаправленную деятельность, выдвинув физиологическую теорию о доминанте, т.е. очаге возбуждения в коре головного мозга, господствующем над другими очагами, вовлекающем их в сферу своего действия и подавляющем их исходную направленность. Благодаря регулирующему механизму доминанты, поддерживается направленность действия к основной цели посредством усиления и стабилизации процессов, ведущих к ней, и торможения процессов, препятствующих или не относящихся к данной целенаправленной деятельности.

П.К. Анохин высказал предположение о наличии в коре головного мозга нервных структур, в которых происходит сопоставление сигналов, порождаемых в мозге планом действия и ожидаемым от него эффектом, с сигналами в сенсорных центрах, возникающими в результате фактического выполнения данного действия.

Совпадение этих сигналов свидетельствует о достижении цели и завершении целенаправленного действия, появление же рассогласования между ними будут способствовать дополнительному укреплению доминантного очага и дальнейшему развитию деятельности, направленной на достижение цели. Таким образом, уже из физиологических учений следует, что целенаправленная деятельность поддерживается посредством соответствующей психической регуляции.

Самоуправление – это проявление воли, требующее порою собственной перестройки. Нередко приходится затрачивать немало сил, прежде чем почувствуется отдача. Тут же напрашивается вопрос, есть ли смысл прибегать к самоуправлению в каждом случае или же селективно, соизмеряя усилия, направленные на реализацию определенного мероприятия, с ожидаемым результатом.

Прежде всего, нам необходимо четко сформулировать, чего мы хотим достичь. Уяснив это, мы должны наметить конкретные цели и, исходя из них, определить, что бы мы хотели изменить в своем поведении, а также подумать об организационном обеспечении, о том, как добиться поставленной цели в оптимальный срок. Действуя таким образом, нам придется менять лишь способ поведения, ориентированный на конкретную цель. Другие цели потребуют от нас иных способов поведения. Мы можем прибегнуть к апробированным способам поведения, которые уже подвергались модификации. Так, поэтапно мы будем наращивать свой успех, поскольку всякий раз, добиваясь определенной цели, можно анализировать свое поведение и решать, стоит ли менять его, опираться ли на него дальше или совершенствовать, чтобы достичь новых рубежей. Это намного надежнее и избавит от ненужной траты сил, неизбежной в противном случае, если вдруг придется в какой-то момент изменить все, когда это уже вряд ли оправдано и возможно.

Тот, кто ставит перед собой цель, должен ясно представлять себе ее важность. Одновременно он ответит на вопрос, стоит ли вообще заниматься на данном этапе этой целью.

Выбор приоритетов. Умение выбирать приоритеты важно не только в тех случаях, когда нужно решить, каким целям в первую очередь отдать предпочтение. Приоритеты необходимо устанавливать уже на этапе, когда мы определяем общее, т.е. стратегическое направление нашей деятельности. Нам необходимо выявить, что для нас действительно важно, интересно и более всего соответствует нашим наклонностям. Ни в коем случае нельзя отвлекаться на второстепенное, даже если выбранный нами приоритет потребует от нас больших усилий и терпения.

Выбирать приоритеты приходится не только в случаях достижения высоких целей, Почти ежедневно мы должны решать, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно перенести на более поздний срок, отдаляя, таким образом, главное от второстепенного. При этом не следует полагаться на волю слепого случая и уклоняться от необходимости принятия решений.

Однако для того, чтобы правильно выбрать приоритеты, нужно быть сведущим в своем деле и уметь просчитывать последствия выбора или классификации приоритетов. Там, где не хватает профессионализма, нужно вначале восполнить этот недостаток, так как выбор приоритетов немыслим без глубоких знаний.

Целевое планирование. Выбор целей, несомненно, связан с планированием, как с ним связана и их реализация. Необходимо планировать свою деятельность так, чтобы это в максимальной степени отвечало поставленной цели, т.е. обеспечить целесообразность планирования.

Планирование – это выражение воли. Планирование необходимо, но не следует становиться его заложником. Люди, планирующие все и вся, слывут этакими «педантами», что, впрочем, не так уж и плохо, когда речь идет о разумном целевом планировании. Планирование означает, что надо мыслить с опережением, предполагает системность в работе и требует аналитического мышления.

Приступая к планированию, целесообразно составить обзор возможных условий и факторов, могущих оказать на план то или иное влияние. Выявленные условия и воздействующие факторы необходимо попытаться скомбинировать и адаптировать таким образом, чтобы они в максимальной степени отвечали потребностям поставленной цели. Естественно, что в планировании могут быть допущены отклонения, которые в «узких местах» следует сводить до минимума. Это относится, например, к первоочередным целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут достигать больших величин. Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется, если работа ведется «спустя рукава».

Время – самое дорогое наше достояние. Ощущение времени во многом субъективно, однако не .следует игнорировать общепринятые суждения на этот счет. Все мы знаем, что время жизни, отпущенное нам, ограничено, однако многие стараются не думать об этом. Но разве недостаточно уже самой этой непреложной истины для того, чтобы каждый, прожив 70, 80 и более лет, мот сказать: этот год я прожил не зря; он приблизил меня к моей заветной цели – возможности выразить себя.

Если мы спросим себя, как провели очередной год, то вряд ли сможем дать точный ответ. Без подготовки нам будет трудно вспомнить даже хронологию событий одного месяца. Хронологию одной недели восстановить уже легче. Попробуем реконструировать события последней недели. Исходим, прежде всего, из того, что в неделе семь дней. Так как в сутках 24 часа, то в неделе насчитывается 168 часов. Если мы спим по 8 часов, то на сон у нас уходит 56 часов, Остается 112 часов. Из них вычитаем минимум 40 рабочих часов и остается 72 часа. Все это чистое время. Если мы точно проанализируем расход нашего личного времени, то обнаружим в итоге – как и большинство людей, – что у нас повисли несколько часов, о которых мы не можем толком сказать, на что мы их потратили. Это наш резерв времени. Следует подумать над тем, как более эффективно использовать его.

Борьба с потерями времени. Общие потери времени – это целые часы, которые складываются в течение дня из мелочей. Но не надо отчаиваться, так как анализ поможет лучше использовать наше время. Прежде чем приступить к делу, следует уяснить еще несколько моментов, которые позволяют привести в порядок бюджет нашего времени:

  1. использовать наше время мы должны исключительно на решение проблем, представляющих для нас наибольший интерес
  2. распределить наше время мы должны таким образом, чтобы его хватило и на решение непредвиденных проблем
  3. не нужно подгонять время и пытаться выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо
  4. если для решения какой-то задачи мы располагаем достаточно большим количеством времени, то решать ее, тем не менее, следует как можно быстрее и старательнее. Сэкономленное время можно использовать для дела или для отдыха
  5. следует избегать людей, отнимающих у нас время или стремящихся выиграть его за наш счет
  6. желательно стараться, как можно более упростить менее важные для нас обыденные дела, чтобы высвободить для себя побольше времени
  7. целесообразно делать для себя через определенные промежутки времени отчет о его использовании
  8. необходимо беречь малые и даже самые маленькие промежутки времени
  9. не следует откладывать работу на потом, нужно не страшиться ее, а приниматься за дело немедленно
  10. излишний педантизм мешает делу. Люди, утверждающие, что делают все без исключения скрупулезно, основательно, оправдывают тем самым свою медлительность
  11. никогда не следует считать, что не стоит чего-то начинать, если времени мало. Начать всегда стоит, так как нужно использовать самые небольшие отрезки времени
  12. творческие паузы просто необходимы, так как бесцельное времяпрепровождение равносильно краже времени

Прислушавшись к этим советам, мы можем практически подойти к планированию собственного бюджета времени. И если действительно решено планировать свое время, то нас должно интересовать, прежде всего, то, как избежать его потерь и наиболее эффективно использовать.

Планировать время – значит, выиграть время. В буквальном смысле слова, выиграть время нельзя, поскольку время течет, не останавливаясь, секунда за секундой, независимо от нас. Значит, говоря о выигрыше времени, мы должны иметь в виду нечто иное. Речь, например, может идти о том, чтобы не допустить потери драгоценного времени, а с другой стороны, чтобы попытаться сделать за этот промежуток времени как можно больше полезного. Подходы к решению этого вопроса могут быть самые различные.

Вспомним, например, о сроках, так или иначе связанных с планированием времени. Если мы хотим их упорядочить, свести в стройную эффективную систему, то, прежде всего, нам надлежит установить, о каких сроках – регулярных, нерегулярных, краткосрочных или долгосрочных – идет речь. Начало рабочего дня, например, для нас является регулярным сроком. Здесь мы без труда определяем, что регулярные, часто повторяющиеся сроки легче всего укладываются в систему, так что с этим у нас проблем быть не должно. Другое дело со сроками, повторяющимися не так часто. Здесь уже можно столкнуться с трудностями. Разве не бывает, например, так, что мы просто-напросто забываем поздравить близкого нам человека с днем рождения, этого бы не случилось, если бы своевременно подумали об этом.

Из этого следует, что сроки, повторяющиеся еженедельно, ежемесячно и ежегодно, необходимо записывать. Занести в свой календарь также целесообразно все известные нам нерегулярные сроки на год. Если пролистать свой календарь и прикинуть время, которое потребуется на выполнение отмеченных в нем мероприятий, то получается общий обзор того, что и когда надлежит сделать. Это позволит также избежать возможных конфликтов и лучше согласовать отдельные сроки.

Подобным же образом можно поступить и с другими элементами нашего временного бюджета. Но прежде чем это сделать, спросите себя, тот ли я человек, который будет строго изо дня в день придерживаться составленного графика, не отклоняясь от него, все, делая для того, чтобы выиграть время. Не следует, однако, забывать, что, распоряжаясь, таким образом, собственным временем, важно стремиться сделать свою жизнь более осознанной и содержательной и получить от этого радость и удовлетворение.

Если мы решили заняться временным управлением, то должны ответить прежде на целый ряд вопросов. Вспомним, какой огромный объем работы нам нужно было провернуть, чтобы спокойно уйти в отпуск. Почему мы должны были все это делать сами, хотя наши коллеги по работе могли, а может быть, даже должны были взять на себя часть работы, поскольку это входило в их обязанность. Сколько раз нам приходилось искать ту или иную вещь, которая должна всегда быть у нас под рукой. Сколько раз нам приходилось ждать других, хотя нам давно было известно об их непунктуальности. Мы уверены, что все, что проделано, действительно было нужно. И, наконец, что нам не удалось сделать, несмотря на все наши старания? Давайте подумаем над этими вопросами, и увидим, что планирование времени открывает перед нами широкое поле деятельности.

Порядок и организованность. Порядок – это уже полжизни. Эта народная мудрость наверняка известна, как должна быть известна и тесная связь между порядком и организованностью. Последняя основывается на принципах порядка, что является делом скорее творческим, нежели бюрократическим. Но поскольку организационное планирование во многом связано с творческим процессом, то поведение, диктуемое организационными рамками, требует большой дисциплинированности. Это важно знать, поскольку организация имеет смысл лишь в том случае, если она применяется на практике.

Тот, кто хочет организовать свою жизнь, не станет это делать без мотивации, если четко уяснит себе, что каждая секунда нашей жизни невосполнима и от нас самих зависит, как мы ее проживем.

Прежде чем приступить к делу, рассмотрим несколько полезных советов, показывающих, что нужно сделать для организации распорядка дня:

  1. Составить перечень задач.
  2. Определить время для их выполнения.
  3. Выделить резервное время на непредвиденные мероприятия.
  4. Принять решения о приоритетах и поручениях.
  5. Сделать пометки в графике – календаре или записной книжке.

Из вышесказанного следует, что весьма полезно завести календарь-еженедельник, хотя можно обойтись и простым настольным календарем.

Если мы и дальше желаем работать над организацией самого себя, то следует опять же наметить какой-то план. Очень полезно было бы задать себе для начала следующие вопросы, ответы на которые укажут верный путь:

  1. Что нужно организовать?
  2. Почему нужно организовать?
  3. Как нужно организовать?
  4. Когда нужно организовать?

Начинать решать вопросы организации следует с простых вещей. Наши книги могут дать нам повод поупражняться в организации при заведении на них картотеки. Сделав это, мы наверняка сумеем навести порядок и в других вещах.

Личный стиль работы. Как мы могли убедиться, речь идет не только о временном самоуправлении, хотя ясно, что дисциплина и порядок служат в конечном итоге экономии времени. Но нас интересует также и личный стиль работы. В связи с этим целесообразно обратить внимание на следующие советы:

  • на рабочем столе не должно лежать ничего лишнего
  • порядок на столе помогает сконцентрироваться
  • не разбрасываться, а заниматься одним делом
  • уметь четко отличать главное от второстепенного
  • руководствоваться не тем, что хотелось бы сделать, а делать то, что в данный момент важнее
  • действовать согласно намеченным приоритетам
  • составить график рабочего времени
  • убрать с глаз долой все, что в данный момент не требует отработки, но знать, где это находится
  • напомнить о том, что необходимо сделать, должны не материалы, дожидающиеся своего часа на столе, а календарь еженедельник и продуманная система хранения материалов
  • осуществлять постоянный текущий самоконтроль

Порядок следует понимать как несущую опору личного стиля работы. Это постоянно нужно иметь в виду. Опыт показывает и доказывает нам, что касающиеся мелочи, на которые обычно закрывают глаза, имеют тенденцию перерастать однажды в большой беспорядок, устранить который потом бывает очень трудно.

Личные приемы труда. Если рассматривать термин «приемы труда» как процесс решения производственных задач, то подлинными приемами труда следует считать арсенал действий, позволяющий в процессе работы справиться с производственными задачами и их технико-организационными детерминантами.

Стиль работы имеет профессиональную и человеческую сторону, и не только в связи с тем, что он может проявляться и вне рабочего места, но еще и потому, что сегодня, как и прежде, решить производственную задачу без активного вмешательства человека невозможно. Даже автоматизированные системы сами по себе без человека оказываются бесполезными, не говоря уже о том, что ему они обязаны своим происхождением.

Однако, нас в первую очередь интересует личная сторона дела. Поэтому мы можем перейти к важному ее аспекту: основательная подготовка позволяет экономить значительное количество времени. Нам не придется долго искать или собирать материалы, спрашивать других или напрягать память. Мы можем приступить к работе немедленно. Все это кажется очень простым, но значение этого простого велико, когда речь идет об эффективности работы. Но еще хуже, чем начинать работу без подготовки, выполнять работу, которая не по душе. Когда мы знаем, что сделать ее нужно в любом случае, время тяжелым прессом давит на нас, и мы пытаемся выжать из себя все возможное и невозможное, чтобы только справиться с заданием. Так можно оказаться и в стрессовой ситуации, испытывая груз ответственности за соблюдение сроков. А ведь точность и соблюдение сроков – это неотъемлемые элементы личного стиля работы.

Соблюдение сроков ценится всегда и везде, поэтому нужно делать все возможное, чтобы не сорвать их. Если у нас что-то не получается, то лучше всего своевременно сказать об этом, так как потом уже не помогут никакие отговорки. Такого не случится, если позаботиться обо всем заранее и оставить резерв времени, чтобы получить свободу маневра.

В центре внимания всех наших усилий, направленных на совершенствование личного стиля работы, должна находиться реальная оценка собственной ситуации. С нее-то и нужно начинать, а поможет в этом предлагаемый тест (нам нужно ответить «да» или «нет»:

  • я должен все сделать сам
  • у меня нет квалифицированных сотрудников
  • мои сотрудники перегружены
  • на моем столе гора невыполненных дел все растет, несмотря на то, что я работаю по 16 часов в сутки, потому что новые дела поступают быстрее, чем я успеваю обработать старые
  • работать творчески, без помех невозможно, потому что и посторонние лица постоянно отрывают меня для принятия решений
  • планировать работу невозможно, потому что непредвиденные дела зачастую оказываются более срочными, чем текущие

Итак, что же получилось? Сколько раз пришлось сказать «нет»? Если более трех раз, то дела со стилем работы обстоят не так уж и плохо. Если же менее, то нам необходимо что-то предпринять, и в первую очередь усилить самоконтроль.

Самоконтроль – контроль эффективности. Давайте еще раз обратимся к результатам только что проведенного теста. Если мы недовольны ими, то можем еще раз тщательно проверить их, обратившись для этого к следующим вопросам:

  • От каких дел, отнимающих у нас более получаса в неделю, мы могли бы отказаться?
  • Какие задачи, на решение которых у нас уходит один час и более в неделю, мы могли бы осилить за полчаса или даже быстрее?
  • Какие дела, отнимающие у нас полчаса и более в неделю, мы могли бы полностью поручить нашим подчиненным?

Теперь, ответив на эти вопросы, можно принять соответствующее решение. Наверняка найдется что-то такое, от чего нужно отказаться. Одни дела мы сможем осилить быстрее, другие – кому-то перепоручить. Давайте попробуем это сделать, а затем обязательно проверим полученный эффект.

К сказанному следует добавить, что оценить полученный эффект можно лишь в том случае, если он поддается четкой дифференциации. Так, например, оценка успеха от рекламы сопряжена с определенными сложностями, поскольку в большинстве случаев бывает очень трудно установить, какую часть успеха следует отнести за счет рекламы, а какую за счет службы сбыта.

Не следует пренебрегать контролем успеха, даже если получится отрицательный результат, так как без него нельзя вовремя осуществить необходимую корректировку. Самоконтроль – не единственный вид контроля, которому человек подвергается в жизни. Нас, естественно, контролируют и другие. Что бы не поддаваться на психологические уловки других и объективно оценивать свои удачи, Вам придётся хорошо разобраться в психологии. Лучше всего сделать это на психологическом портале BizNet.

Comments are closed .