Как научиться всё успевать?

Обычная картина: рабочий день закончился, а гору дел разгрести так и не удалось. Приходится сидеть в офисе допо­здна или вкалывать по выходным. Но можно справиться с этой проблемой и по-другому. Консультант Института управле­ния персоналом и развития Имоджек Дэниеле советует:

«Позаботьтесь о своём здоро­вье и психике. Умение планировать рабочий день поможет сократить время, которое вы тратите на выполнение второстепенных задач, и тогда вы сможете заняться более важными делами».

Любой предприниматель согласится, иногда сбавить ра­бочий темп просто невозможно. А вдруг не удастся выпол­нить заказ в назначенный срок? Весь труд тогда пропадёт. Многие компании прекратили существование именно по этой причине: затянули работу и потеряли доверие своих клиентов.

Фотограф Джонатан Поллок на собственном опыте убедил­ся, как важно уметь правильно планировать свой день. Слу­чается, что работы у него не бывает по нескольку недель, а потом вдруг на фотостудию обрушивается лавина заказов. А поскольку бизнес, которым занимается Поллок, граничит с искусством, он не может поручить выполнение заказа кому-то другому. Поэтому он стремится избежать как перегрузок, так и бесплодного затишья. Фотограф рассказывает:

«Порой мне приходится работать в студии с клиентом до 2 часов ночи, так как я не могу отло­жить эту работу на завтра, потому что у меня уже есть новый заказ на этот день».

Поэтому у не­го есть группа внештатных сотрудников, которым он звонит, когда не успевает сделать всё сам. Они помогают ему справ­ляться с текущими делами, а также отвечают на телефонные звонки. Чтобы лучше распределить рабочее время, Джонатан Поллок советует заранее планировать свои выходные и строго придерживаться этих планов. И ещё один совет, который под­сказал ему предпринимательский опыт:

«Никогда не говорите клиентам, что у вас нет работы. Не стоит заверять, что вы в любое время готовы выполнить их заказ. Скажите лучше «Я сумею найти время, если понадобится».

Другой часто встречающейся ошибкой является то, что предприниматели неправильно оценивают время, которое тре­буется для выполнения той или иной работы, и в результате ошибаются в своих расчётах. Можно предположить, что работа будет закончена через день или два. Тогда лучше всего прибавить к этому сроку еще один день на случай каких-либо изменений или новых требований клиента. На первый взгляд, этот дополнительный день не нужен. И некоторые не берут его в расчёт, опасаясь потерять время, необходимое для ка­кой-то другой работы. Однако, как показывает опыт, клиенты готовы заплатить больше, когда уверены, что заказ будет вы­полнен должным образом.

Когда клиенты спрашивают «Во сколько это обойдётся», не отвечайте сразу, а поинтересуйтесь, какая цена их устроила бы. И, кроме того, если это будет уместно, спросите о желае­мых сроках выполнения работы. Покажите, что вы готовы пой­ти на уступки, что вы не будете спорить по поводу цены. Но подчеркните, что вы хотите достойной оплаты за хорошо вы­полненную работу. Прежде, чем называть вашу цену и сроки выполнения заказа, попытайтесь выяснить у клиента как мож­но больше информации о требованиях, которые он предъявляет к заказу. Вполне возможно, что вопросы, которые поначалу мо­гут показаться ненужными, спасут вас от каких-нибудь за­труднений в будущем.

Очень часто владельцы и руководители предприятий при­кипают душой к своему делу. И это сказывается на всём — от управления финансами до отношений в семье. Но они должны научиться передавать ответственность, доверять часть своей работы другим. Делать все самому невозможно, даже если вы управляете собственным бизнесом. И это обойдётся дешевле, чем работа, которую вы не успели сде­лать. А главной пользой, которую вы при этом извлечёте, станет возможность вернуться к своим основным обязанностям, сконцентрировав внимание на том, что вы делаете луч­ше всего.