Рубрика: Психология управления

Проведение совещания

Совещание, подготовленное даже наилучшим образом, может стать формальным и безрезультатным, если не будет обеспечено правильное руководство его ходом. Последнее связано прежде всего с созданием условий, позволяющих участникам совещания действовать не как механической сумме отдельных лиц, а как единой рабочей группе.

Прежде всего, следует учесть, что тематика, которая будет доминировать на совещании, формируется следующим образом:
Формирование тематики на совещании
Рис. Формирование тематики на совещании.

Руководитель совещания должен следить, чтобы доминирующие подтемы не вышли за рамки главной темы совещания, и обсуждение не отклонилось от соответствующих целей.

Факторы успешного проведения совещания:

1. Групповая работа. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить коллективный умственный труд присутствующих, т, е. групповую работу. О групповой работе по существу можно говорить в том случае, если результат работы группы:

  • выше результата индивидуального труда лучшего члена группы
  • лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы (1+1+1 к>3, где к – дополнительная энергия, или синергия), которая показывает наличие групповой работы

Групповая работа требует специальной подготовленности. При физическом труде выражение этих закономерностей является само собой разумеющимся (коллективный труд всегда производительнее), но при умственном труде достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.

2. Отсутствие конфликтов, мешающих работе. На совещании может создаваться благоприятная почва для возникновения различных конфликтов между его участниками. Если суть этих конфликтов не совпадает с рассматриваемыми проблемами, то налицо конфликты, мешающие ходу совещания. Руководитель совещания, а также его участники должны уметь различать эти конфликты и решительно вести обсуждение в нужном русле, которое яснее всего определяется четкими целями совещания.

3. Наличие атмосферы непринужденности и деловитости. Атмосфера на совещании прямо зависит от руководителя. Сотрудничеству не способствует чрезмерная критика, сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить, чтобы непринужденность не подавляла деловитость, и наоборот. Рассмотрение проблемы неприятного содержания надо оставить на конец совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и сделать это по возможности коротко. Большинство таких проблем надо решать в индивидуальном порядке.

4. Обеспечение активности. Довольно широко распространено явление, при котором не всегда активность выступления равнозначна весомости вносимых при этом предложений. Причина в различии характеров людей, и, прежде всего, их темпераментов. Руководитель совещания должен тактично следить за регламентом выступлений, не упуская из вида цели совещания. Может появиться необходимость предоставления слова специально менее активным участникам.

5. Умение слушать. Умение слушать – одно из важнейших качеств участников совещания. Слушание не равнозначно заслушиванию выступающего, чтобы затем выступать с заранее подготовленными и обдуманными соображениями (для этого не обязательно выслушивать противоположную сторону). Выслушивание позволяет осмыслить высказанную мысль и самому стать участником процесса мышления. Только внимательное прослеживание хода мыслей выступающего с одновременным их осмыслением можно назвать процессом слушания на совещании. Такое слушание является интегрирующим фактором для всей группы участников совещания, что в свою очередь крайне необходимо в групповой работе.

6. Обсуждение особых мнений. Одной из гарантий успеха совещания является результат, получаемый путем учета мнений всех его участников. Часть мнений и предложений и даже выдвигаемые в ходе совещания проблемы могут поневоле оказаться ошибочными. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причины ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с чувством, будто его точка зрения правильная, а решение совещания ошибочное).

Вторую, зачастую большую часть особых мнений составляют такие, которые стремятся расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Именно такие особые мнения требуют обсуждения и они, как правило, являются ценными и позволяют достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегнуть к голосованию, ибо в таком случае это уже не совещание.

7. Критика точки зрения, а не людей. Поскольку носителями определенных мнений являются конкретные люди, то на совещаниях создаются предпосылки для возникновения отрицательного явления – критики конкретного человека («Иванов не выполнил работу»), вместо того чтобы направить главное внимание на суть проблемы («На участке, за который отвечает Иванов, положение такое-то»). Разница в том, что в первом случае человек чувствует себя объектом критики, а во втором случае этим объектом является работа, точнее, возникшая проблема. В первом случае обсуждение может превратиться во взаимную перебранку между критикуемым и критикующим, во втором случае создаются предпосылки для конструктивного обсуждения самой работы.

8. Выступление. Искусство выступления – это самостоятельная, обширная область деятельности. Ориентирование в ней и изучение ее требует специальных знаний и умений. На совещании не нужно применять весь арсенал знаний ораторского искусства, но любое хорошее выступление имеет свои требования – краткость, конкретность, эмоциональную увлеченность. Реплики не должны прерывать ход мышления выступающего – дельные реплики подаются после высказанной мысли, когда оратору к сказанному больше нечего добавить, и должны относиться к данной мысли, уточнять, расширять, сужать, иллюстрировать эту мысль. Руководитель совещания должен следить, кому из участников соблюдение вышеприведенных требований затруднительно, и в индивидуальном порядке обратить на это внимание.

Практические рекомендации участнику совещания:

  1. Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании, в целом или в частности крайне необходимо?
  2. В чем состоит ваш вклад в успешность проведения совещания?
  3. Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной частью которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.
  4. Умение слушать и анализировать на совещании – это важнейшие и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.
  5. На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Прерывать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказанной мысли дается в порядке очередности.
  6. Участникам совещания целесообразно делать в ходе обсуждения заметки.
  7. Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.
  8. От положительного решения какой-либо рабочей проблемы зависит также все большее удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.
  9. При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.
  10. В каждом выступлении должна быть, по меньшей мере, одна ведущая идея (или предложение).
  11. Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, которое обращает внимание на главное.
  12. Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от действенности подготовки и уровня проведения совещания.

Таким образом, совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

Comments are closed .